Jag gillar trafikljus för att signalera status i ett projekt. 🚦 Det ger en tydlig signal som är enkel att förstå. Men en röd signal talar endast om ATT vi har problem, men inte VARFÖR vi har problem.
Jag älskar visuella verktyg som är enkla. Hjulet är därför en favorit. ⚙️ Den använder jag ofta när jag coachar för att min klient ska få perspektiv på sitt NULÄGE genom att värdera alla "tårtbitarna" i sitt livshjul (ex.vis fysisk och mental hälsa, familj, vänner, jobb, fritid osv). Var finns styrkor och var finns utvecklingsmöjligheter?
Men hjulet kan användas till så mycket mer! Jag använder det gärna för att skapa en visuell bild av nuläget i ett projekt. Var finns styrkor 💪 och var finns utvecklingsmöjligheter ➕? Vad är det som gör att vi glider i tiden?
👉 Och tänk om du driver ett PMO eller ansvarar för en portfölj? Vad skulle hända om du fick visuella bilder över de olika projektens styrkor och utvecklingsmöjligheter? Vilket utbyte skulle kunna ske mellan projekt som nått framgång inom ett område och projekt som har utmaningar? Inom vilka områden behöver vi som organisation utvecklas? Och tänk att kunna se utveckling över tid? Hur skulle detta vara användbart för dig?
Vad ska hjulet bestå av för områden?
Hjulet bör bestå av de de områden som utgör framgångsfaktorer eller riskfaktorer i just din projektverksamhet! Vad är det som gör att dina/era projekt lyckas eller misslyckas? Bygg ditt hjul med hjälp av dessa områden. Det blir som ett slags nyckeltal som du väljer att följa din/er framgång utifrån.
Om du inte vet vilka områden som utgör framgångsfaktorer eller riskfaktorer för just din projektverksamhet kan du välja att skapa ett hjul utifrån de faktorer som i studier bevisats vara framgångsfaktorer och riskfaktorer i projektverksamheten. Ett exempel är The Standish Group CHAOS Report. Då skulle faktorerna kunna vara följande:
Tydlig och komplett kravställning: Har du tillgång till tydliga och kompletta krav i projektet? Om du är i början av projektet kan du bedöma om du har förutsättningar för att få tillgång till en tydlig och komplett kravställning. Ur ett agilt perspektiv gäller naturligtvis om du har en stark produktägare, en tydlig backlog, bra prioritering och ett sätt att detaljera varje user story/task på ett tydligt och komplett sätt?
Ledningens stöd & styrning: Är projektet prioriterat för ledningen? Har du en beställare/sponsor som är engagerad och som säkerställer att projektet är prioriterat och har rätt förutsättningar? Har du en sponsor och styrgrupp som är tillgänglig och fattar beslut för att möjliggöra projektets framdrift?
Involvering av slutanvändare/mottagare: Hur säkerställer vi att vi kommer leverera det som önskas? I detta inkluderas hur slutanvändare och mottagare involveras i projektet och så klart hur man testar och säkerställer att kvalitet och resultat är i enlighet med kraven.
Planering & ändringshantering: Hur tydlig och bra plan har vi för projektet? Vem gör vad och när? Kanske har vi ett antal sprintar, vi vet hur vi prioriterar i backloggen och fyller respektive sprint? Eller hur delar vi annars in projektet i mindre delar för att säkerställa progress? Använder vi milestones eller tollgates eller något annat? Och så klart - hur gör vi när förutsättningarna ändras? Hur bra är vi på ändringshantering?
Realistiska förväntningar: Har vi realistiska förväntningar på projektet? Tänk projekttriangeln - kan vi leverera det resultat med den kvalitet som förväntas på den tid som är avsatt, till de resurser (budget och kompetens) som är tilldelade? Känns det som om vi kommer klara detta?
Stämning & Välmående: Den här kommer inte från CHAOS report utan det här är mitt eget bidrag efter 20+ års erfarenhet inom detta område. Mår man bra i projektet så kan man prestera bra! Så, vilken stämning råder i projektet? Hur mår projektgruppen?
Se detta som ett förslag på områden till ditt hjul. Naturligtvis kan du välja att ha både fler och färre områden i hjulet. Du kan använda ovanstående, en variant av ovanstående eller helt andra områden. Du vet ju bäst själv vad som behövs i din projektverksamhet!
Jag vet att du säkert har en fundering till. Du sitter säkert och funderar på varför inte projektledningen är ett område i projekthjulet. Saknas inte det? Jag brukar använda denna primärt till att låta projektledare göra en uppskattning av nuläget i sitt projekt. Naturligtvis skulle man i detta sammanhang även kunna göra en skattning även av sig själv som projektledare (alternativt om det är ett stor projekt eller program så kan det vara konstellationen och samarbetet mellan huvud- och delprojektledare). Men då tycker jag att det är bättre att göra detta i ett separat hjul där projektledaren får skatta sina olika förmågor och egenskaper som krävs för att vara en riktigt bra projektledare. Och det är ju ett helt annat hjul. Nu är det hjul igen... 🤣
Hur rullar ditt projekt egentligen? Behöver du utrusta din trehjuling med ett extra hjul för fyrhjulsdrift? 🤣
Summeringsvis så är detta ett verktyg för att visualisera NULÄGET i ditt projekt! För när du vet nuläget så vet du vad du behöver göra för att bli mer framgångsrik och därmed nå ditt mål.
Jag hoppas att du nu rullar vidare med detta hjul mot riktigt stor framgång!
Hjuliga hälsningar,
Joanna